Ismétlődések kezelése Excelben: megtalálás, jelölés és biztonságos eltávolítás

1. Határozza meg, mit jelent az ismétlődés

Két azonos nevű ügyfél lehet valóban két különböző ügyfél, két azonos összegű rendelés pedig lehet két valós vásárlás. Ezért először rögzítse, mely oszlopok együttes egyezése jelent duplikációt, például rendelésszám, vagy ügyfél, dátum és összeg együtt.

Ha van megbízható egyedi azonosító, mindig arra építsen. Ha nincs, a kulcsoszlopok számának növelése csökkenti a téves egyezés esélyét. A mintaállomány Rendelések lapja jól mutatja a különbséget: ha csak az ügyfelet és a dátumot vizsgálja, mind a 72 sor ismétlődőnek látszik, pedig minden rendelésszám egyedi.

• Rejtett szóközök miatt két egyformának látszó érték eltérhet.
• A DARABHA és a DARABHATÖBB nem különbözteti meg a kis- és nagybetűt.
• Szövegként tárolt szám és valódi szám nem egyezik.

2. Nézzen rá gyorsan feltételes formázással

Egyetlen oszlop vizsgálatához jelölje ki az oszlopot, majd válassza a Kezdőlap Feltételes formázás menüjében a Cellakijelölési szabályok, azon belül az Ismétlődő értékek lehetőséget. Az Excel minden előfordulást kiemel, az elsőt is.

Ez jó első áttekintés, de csak egy oszlopot néz. Több oszlop együttes egyezéséhez és a törlési döntés dokumentálásához képletes segédoszlop kell.

3. Jelölje képlettel a több oszlopon egyező sorokat

Az Excel-táblázatba vegyen fel egy Ismétlődés segédoszlopot. Az alábbi képlet megszámolja, hány sorban egyezik az ügyfél, a dátum és a nettó érték is az aktuális sorral. Ha az eredmény egynél nagyobb, a sor egy ismétlődő csoport tagja. A mintaállományban ez a képlet egyetlen sort sem jelöl, mert a rendelések valóban különbözők; próbaként másoljon le egy sort a táblázat aljára, és figyelje, hogyan jelenik meg mindkét példány.

A megtartandó első előfordulás jelöléséhez bővülő tartományt használjon: a =DARABHA($A$5:A5;A5)=1 képlet csak a rendelésszám első előfordulásánál ad IGAZ értéket. A segédoszlopra szűrve pontosan azok a sorok látszanak, amelyek törölhetők.

=HA(DARABHATÖBB(Datakozeprendelesek[Ügyfél];[@Ügyfél];Datakozeprendelesek[Dátum];[@Dátum];Datakozeprendelesek[Nettó érték];[@[Nettó érték]])>1;"Ismétlődik";"")

4. Távolítsa el biztonságosan, visszakövethetően

Törlés előtt készítsen másolatot a munkalapról, vagy tartsa meg a nyers adatot egy külön lapon. Az Adatok lap Ismétlődések eltávolítása parancsánál kizárólag a kulcsoszlopokat jelölje be, és jegyezze fel, hány sort távolított el az Excel.

Rendszeresen érkező adatnál a Power Query Ismétlődések eltávolítása lépése jobb választás: minden frissítéskor ugyanazzal a szabállyal fut le, és a lépés a lekérdezésben később is visszanézhető.

• Előtte tisztítsa meg a kulcsoszlopokat a KIMETSZ és a TISZTÍT függvénnyel.
• Az eltávolított sorok számát vesse össze a segédoszlop találataival.
• Az eredeti adat törlése helyett inkább szűrjön és archiváljon.