Legördülő lista és adatérvényesítés: hibátlan adatbevitel Excelben

1. Kezdje egyszerű, rögzített listával

Jelölje ki a kitöltendő oszlopot, majd válassza az Adatok lap Adateszközök csoportjában az Érvényesítés parancsot. Az Engedélyezés mezőben válassza a Lista lehetőséget, a Forrás mezőbe pedig pontosvesszővel elválasztva írja be az elemeket, például: Észak;Dél;Kelet;Nyugat.

Ez a megoldás gyors, de csak akkor ajánlott, ha a lista ritkán változik. Minden új elemnél végig kell mennie az összes érintett cellán, ezért tartós használatra jobb, ha a lista egy külön tartományban él.

• Az elemeket a magyar területi beállítás mellett pontosvessző választja el.
• A Cellán belüli legördülő lista jelölőnégyzet maradjon bekapcsolva.
• Az Üres cellák mellőzése beállítás megengedi, hogy a cella kitöltetlen maradjon.

2. Tegye automatikusan bővülővé a listát

Tartsa a lista forrását elnevezett Excel-táblázatban. A mintaállomány Validálás lapján a táblázat neve Datahaladovalidalas, a Kategória oszlopban négy kategória ismétlődik. Írja be az alábbi képletet a táblázat melletti üres L5 cellába: az EGYEDI kiszűri az ismétlődéseket, a SORBA.RENDEZ ábécérendbe teszi az elemeket, az eredmény pedig annyi sorra ömlik ki, ahány kategória van.

Az érvényesítés Forrás mezőjében a kiömlött tartományra hivatkozzon a # jellel: =$L$5#. Így ha a táblázatba új kategória kerül, a legördülő lista következő megnyitáskor már azt is tartalmazza.

=SORBA.RENDEZ(EGYEDI(Datahaladovalidalas[Kategória]))

3. Írjon képletes szabályt, ha a lista nem elég

Az Engedélyezés mezőben az Egyéni lehetőséggel tetszőleges képletet adhat meg. A képletet mindig a kijelölt tartomány bal felső cellájára írja meg, relatív hivatkozással: az Excel ezt a többi cellára ugyanúgy alkalmazza, ahogyan egy lemásolt képletet.

A mintaállomány Egyedi kód oszlopában minden kód nyolc karakteres, például VAL-0001. Jelölje ki az I5:I44 tartományt, és adja meg az alábbi szabályt: csak olyan kód írható be, amely pontosan nyolc karakter hosszú, és még nem szerepel az oszlopban. Dátumoknál hasonlóan korlátozhatja a bevitelt például a mai naptól számított 90 napra az ÉS és a MA függvénnyel.

=ÉS(HOSSZ(I5)=8;DARABHA($I$5:$I$500;I5)=1)

4. Adjon érthető üzenetet, majd ellenőrizze a meglévő adatokat

A Figyelmeztető üzenet lapon rövid útmutatót adhat, amely a cella kijelölésekor jelenik meg. A Hibajelzés lapon a Megállás stílus nem enged tovább hibás értékkel, a Figyelmeztetés és az Információ csak jelez. Az üzenet mondja meg, mi a helyes formátum, ne csak azt, hogy hiba történt.

Az érvényesítés csak az új bevitelt ellenőrzi. A szabály létrehozása előtt beírt, illetve beillesztéssel bekerült értékeket az Érvényesítés menü Érvénytelen adatok bekarikázása parancsával keresheti meg.

• A beillesztés felülírhatja a cella érvényesítési szabályát.
• Közös fájlban a munkalapvédelem megakadályozza a szabály törlését.
• A lista forrását ne rejtse el annyira, hogy a karbantartó ne találja meg.