Excel-diagram készítése: érthető ábra díszítés helyett

1. Egy mondatban fogalmazza meg a diagram kérdését

Ne azzal kezdje, hogy melyik diagram tetszik, hanem azzal, mit kell az olvasónak felismernie. Más ábra kell egy havi trendhez, egy kategóriák közötti összehasonlításhoz és egy terv–tény eltéréshez.

A forrást külön, egyszerű táblában készítse elő. Az első oszlop tartalmazza a kategóriát vagy időt, a további oszlopok pedig az összehasonlítandó számsorokat. Ne tegyen üres sorokat és összevont cellákat a forrásba.

• Trend: hogyan változott az érték az időben?
• Összehasonlítás: melyik kategória nagyobb vagy kisebb?
• Eltérés: hol tér el a tény a tervtől?

2. A feladathoz válasszon diagramtípust

Idősorhoz általában vonaldiagram, kategóriák összehasonlításához oszlop- vagy sávdiagram működik jól. Sok hosszú kategórianévnél a vízszintes sáv olvashatóbb. Kördiagramot csak kevés kategóriánál és valódi egész–rész kapcsolatnál használjon.

A térhatású diagram torzíthatja a méretérzetet, a kettős tengely pedig könnyen félrevezető kapcsolatot sugall. Ha két eltérő mértékegységet kell bemutatni, először vizsgálja meg, nem érthetőbb-e két külön ábra.

3. Egyértelmű címmel és visszafogott kiemeléssel vezesse a szemet

A cím ne csak a témát nevezze meg, hanem lehetőleg az üzenetet is. A „Havi árbevétel” helyett a „Májusban új csúcsot ért el az árbevétel” több segítséget ad az olvasónak.

Használjon egy hangsúlyszínt a fontos adatsorhoz vagy ponthoz, a többi elem legyen semleges. Törölje a felesleges keretet, hátteret, árnyékot és jelmagyarázatot, ha a sorozatok közvetlenül is feliratozhatók.

• A tengely nulláról induljon, ha az oszlopok méretét hasonlítja össze.
• A számformátum legyen rövid és következetes.
• Adatfeliratot csak ott használjon, ahol valóban segít.

4. Bővülő forrásra építsen, majd ellenőrizze az üzenetet

Ha a diagram forrása Excel-táblázat, az új sorok és kategóriák könnyebben bekerülnek az ábrába. Pivot diagramnál a kimutatás frissítéséről is gondoskodni kell. Frissítés után mindig nézze meg, nem jelent-e meg üres kategória vagy szokatlan tengelybeosztás.

Végül mutassa meg a diagramot valakinek cím és magyarázat nélkül, majd kérdezze meg, mit lát rajta. Ha nem ugyanazt az üzenetet mondja vissza, amelyet közölni szeretne, egyszerűsítse tovább az ábrát.